Bilan 2025 de l’administration de la Polynésie française sur la protection des données personnelles des citoyens

La fonction de Délégué(e) à la protection des données (Data Protection Officer – DPO) trouve son origine dans le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Ce texte fondateur, entré en application en Polynésie française en juin 2019, impose une utilisation responsable et transparente des données à caractère personnel. Dans ce cadre, la désignation d’un DPO, personne dédiée à la protection des données, constitue une obligation pour les organismes publics. Le Gouvernement de la Polynésie française s’est inscrit pleinement dans cette dynamique en procédant à la désignation de sa DPO dès le mois de mars 2019.

Les missions principales d’un DPO pour l’administration consistent à :

• Informer et conseiller les services et leurs agents sur leurs obligations en matière de protection des données ;

• Veiller au respect des principes fondamentaux du RGPD[1] par les services ;
• Les aider à être conformes sur l’utilisation de vos données ;

• Sensibiliser les agents et diffuser une culture commune de la protection des données.

Au sein de l’administration de la Polynésie française, la DPO intervient dans un environnement caractérisé par la diversité des missions de service public (social, santé, éducation, fiscalité, aménagement, numérique, etc.), la multiplicité des acteurs et des systèmes d’information, ainsi que par des volumes importants de données personnelles, souvent sensibles, concernant les citoyens (les informations que vous fournissez à l’administration : vos coordonnées, votre situation familiale, fiscale, un éventuel handicap, etc.).

[1] https://www.cnil.fr/fr/comprendre-le-rgpd/les-six-grands-principes-du-rgpd

Initialement exercée par une seule personne, la mission de DPO a vu ses moyens renforcés en 2025 afin de mieux répondre à l’étendue du périmètre et à la complexification des enjeux numériques. Depuis 2025, la DPO s’appuie sur deux collaborateurs.

En complément de l’équipe DPO, l’administration s’appuie sur un réseau de référents « informatique et libertés » au sein de chaque service. Ces référents jouent un rôle de relais au plus près des agents, facilitent les échanges avec l’équipe DPO et contribuent à diffuser durablement la culture de la protection des données dans leur service.

Cette gouvernance claire, fixée par circulaire[2], permet de mettre en œuvre des pratiques respectueuses de vos données.

[2] Circulaire n° 4748 PR du 15 juillet 2025, https://lexpol.cloud.pf/LexpolAfficheTexte.php?texte=1027848  

L’une des réalisations structurantes de la protection de vos données a été la constitution du registre des activités de traitement de l’administration de la Polynésie française. Cela nous a permis de recenser les utilisations de vos données par l’administration et d’identifier les axes d’amélioration sur la protection de vos données. Ce registre recense en 2025 plus de 900 traitements.

Ce registre est un outil essentiel pour la protection de vos données : il constitue une cartographie des processus métiers et des flux de données et sert de support de pilotage de la conformité.

La DPO et son équipe ont accompagné les services dans leur mise en conformité, en les aidant à appliquer concrètement les règles de protection des données. Par exemple, limiter la collecte de vos données, vous informer sur leur utilisation, s’assurer de leur sécurité, a fortiori lorsqu’elles sont sensibles.

Cet accompagnement est fondé sur une approche pragmatique et progressive. Il a permis la vérification et la correction des pratiques internes, la sensibilisation des agents, facilitant ainsi l’appropriation et la mise en œuvre des règles au regard des contraintes opérationnelles de chaque service.

Cet accompagnement a été conduit de manière renforcée pour plusieurs directions stratégiques de notre administration (secrétariat général du gouvernement, direction des impôts, direction générale de l’éducation, direction de la santé, direction des solidarités, direction des ressources humaines...).

La DPO et son équipe sont intervenues dans le contexte de développement du numérique de l’administration, afin que les outils informatiques (les téléservices que vous utilisez, les logiciels utilisés par les agents pour gérer vos dossiers, etc.) intègrent, dès leur conception, la protection de vos données personnelles. La DPO et son équipe ont travaillé avec les chargés de projets informatiques pour anticiper les risques, protéger au mieux vos données et renforcer la confiance dans les services publics numériques.

Vous informer sur la manière dont l’administration utilise vos données personnelles fait partie de nos priorités. Ces informations vous permettent de comprendre pourquoi elles sont collectées et comment elles sont utilisées. Elles vous indiquent également comment exercer vos droits liés au RGPD.

En 2025, nous avons rendu cette information :

• plus claire : grâce à une reformulation pour être plus facile à lire et à comprendre par tous ;
• plus accessible : vous pouvez retrouver dans un unique document, disponible sur le site internet ou à l’accueil du service administratif concerné, l’information relative à toutes les utilisations de données par ce service. Vous n’avez plus besoin de retrouver le formulaire de votre démarche. Par exemple, vous pouvez désormais consulter les « notices usagers » mises à disposition par les directions suivantes :
  • DICP : pour consulter la notice, cliquez ici[1].
  • DGEE : pour consulter la notice, cliquez ici[2].
  • Direction de la Santé : pour consulter la notice, cliquez ici[3].

Cette information plus claire et accessible a débuté et est en cours de mise en place dans l’ensemble des services de l’administration

[1] https://www.service-public.pf/dicp/politique-de-protection-des-donnees/

[2] https://www.education.pf/donnees-personnelles/notice-dinformation-usagers/

[3] https://www.service-public.pf/dsp/vos-donnees-personnelles/

Jusqu’en 2025, une adresse électronique était à votre disposition pour exercer vos droits (accès, rectification, opposition…)[4]. Il était alors nécessaire de rédiger votre demande depuis une page blanche.

Afin de vous guider dans l’exercice de vos droits, un formulaire dédié est dorénavant à votre disposition. Vous pouvez le retrouver avec le bouton « Faire une demande de droit ou poser une question sur l’utilisation de mes données », dans les mentions d’information disponibles sur les sites internet des services administratifs.

En novembre 2025, la Présidence a présenté sa nouvelle plateforme de démarches en ligne, RŪMIA (rumia.gov.pf). Consciente des enjeux RGPD de cette plateforme, l’équipe DPO a accompagné l’équipe projet en proposant une approche dite de « privacy by design ».

Cette démarche a permis d’intégrer les principes du RGPD tout au long du projet, garantissant le respect de vos droits et la mise en place de pratiques respectueuses et transparentes dans l’utilisation que nous faisons de vos données personnelles :

• Vous pouvez facilement accéder à l’information sur vos données et exercer vos droits (comme expliqué au 3.1 et 3.2 ci-dessus).
• Nous limitions la collecte de vos données : les formulaires de démarche ont fait l’objet de travaux pour s’assurer que les données qui vous sont demandées ne sont pas excessives.
• Nous limitons la conservation de vos données : les démarches ont fait l’objet de travaux pour s’assurer que vos données ne sont conservées que pour la durée strictement nécessaire à leur utilisation (c’est-à-dire l’instruction et la gestion de vos demandes). Par exemple, lorsque vous déclarez une activité d'hébergement touristique, vos données ne sont pas conservées plus de 5 ans après la cessation de vos activités.

Nous avons également suivi cette démarche dans le cadre des projets de dématérialisation de la Direction polynésienne des affaires maritimes (DPAM) ou de la Direction des affaires foncières (DAF).

[4] https://www.cnil.fr/fr/mes-demarches/les-droits-pour-maitriser-vos-donnees-personnelles

Pour améliorer ses sites internet et téléservices, l’administration a besoin de comprendre leur utilisation (quelles sont les pages les plus consultées ? Depuis un ordinateur ou un smartphone ? le parcours du citoyen est-il optimal ? etc.). L’administration y utilise donc des outils de mesures d’audience, les « cookies ».

Il existe des outils qui répondent aux besoins de l’administration tout en apportant un haut niveau de respect de la vie privée (collecte des données anonymes et non partagées à des tiers). De plus, grâce à leur haut niveau de respect de la vie privée, ces cookies ne nécessitent pas de consentement. Autrement dit, il n’y a plus besoin d’une fenêtre ou bandeau « acceptez-vous les cookies ? », ce qui améliore votre expérience de navigation tout en respectant votre vie privée.

Aujourd’hui, les directions et responsables des services de l’administration sont sensibilisées sur la protection des données personnelles. Cela permet une connaissance de la protection des données au plus haut niveau de chaque service.

À l’avenir, étendre la sensibilisation à l’ensemble des agents – démarche déjà engagée par certains services – permettrait de garantir que chacun mesure pleinement les enjeux liés à la protection des données. Celle‑ci ne serait alors plus perçue comme une simple consigne émanant de la direction, mais comme une préoccupation partagée et intégrée par chaque agent de l’administration.